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O fluxo de caixa é o registro e controle das entradas e saídas de dinheiro em uma empresa, seja de que porte for. Ele é a ferramenta que demonstra receitas e despesas, listando as contas a pagar e os valores a receber – os pagamentos e recebimentos realmente ocorridos são lançados num controle diário de fluxo de caixa; os pagamentos e recebimentos previstos são registrados numa previsão ou projeção de fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é considerado a ferramenta básica e indispensável para fornecer ao empreendedor ou gestor as informações necessárias para tomar as decisões mais acertadas para seu negócio. O fluxo de caixa permite não só controlar a entrada e saída de capital, mas efetivamente reconhecer e tomar medidas acerca de problemas de caixa. Um bom fluxo de caixa permite, por exemplo, que o administrador ou empresário perceba as áreas que estão “sugando” mais dinheiro do que deveriam, permitindo medidas que enxuguem custos e aumentem lucros. Por outro lado, a planilha de fluxo de caixa pode apontar seus “maus pagadores” ou dar uma visão real dos problemas com vendas e receita.
Existem no mercado livros disponíveis que explicam a montagem e utilização do fluxo de caixa. Também na web podem ser encontrados inúmeros exemplos, modelos e planilhas para a montagem de um fluxo de caixa adequado para suas necessidades. Vários modelos podem ser baixados (download) gratuitamente ou em caráter gratuito para teste.
Para quem quer começar utilizando os modelos e exemplos de fluxo de caixa acessíveis na internet, é bom seguir algumas dicas dos especialistas.
1- Cheque bem sempre as informações lançadas, tentando ser o mais realista o possível. Normalmente, o empresário tem noção de que contas serão mais difíceis de receber, por exemplo. Leve esses dados em conta.
2- Tente fazer uma previsão para os imprevistos, por mais contraditório que pareça. Esse tipo de previsão será mais fácil de fazer à medida que se familiarizar com seus gastos usuais, mas tente alocar um valor para essas surpresas desde o começo e ajuste à medida que conheça melhor seu negócio.
3- Não retire dinheiro para pró-labore ou despesas pessoais sem lançá-las rigorosamente em seu fluxo de caixa. Este é um erro comum e muito danoso em empresas de pequeno porte.
4- Verifique, revise e confira suas previsões. Mantenha suas planilhas sempre atualizadas.
Por último, não se esqueça da principal recomendação dos especialistas: disciplina. De nada adianta o modelo ou planilha se ele não for diariamente anotado e que todas as entradas e saídas sejam lançadas. Se o empresário não possuir essa disciplina, deve contratar alguém que possua para fazer o serviço! Num estudo recente do Sebrae de São Paulo, um dos fatores mais “mortais” para as empresas foi a chamada Sincronização entre receitas e despesas. Em outras palavras, um fluxo de caixa rigoroso e bem feito pode significar a diferença entre fechar as portas ou permanecer no mercado.
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